Modulo documenti

	L’interfaccia Modulo documenti mostra i record della tabella documenti ordinati per gerarchia e consente l’inserimento e la ricerca.
	Per inserire un nuovo documento è necessario selezionare una tipologia foglia

Documenti

La gestione dei documenti è di fondamentale importanza in qualsiasi organizzazione.

Afferiscono alla gestione documenti:

• La classificazione del contenuto del documento
• Lo storage del documento ovvero la sua persistenza e disponibilità
• La ricerca del documento

Se i documenti vengono utilizzati nei fascicoli è fondamentale anche:

• L’associazione del documento ad un fascicolo

Classificazione

La corretta classificazione dei documenti è la base per una efficace gestione documentale.

Si scrivono tomi su questo argomento e non è questo il luogo per fare teorie ma l’utente finale deve avere la consapevolezza che la qualità complessiva della propria documentazione dipende dall’accuratezza mantenuta in questa fase.

È possibile utilizzare poche tipologie documento piuttosto che articolare una classificazione molto dettagliata ma, soprattutto in una gestione multiutente, è necessario sviluppare coerenza nelle valutazioni dei contenuti.

Persistenza e disponibilità

Per i documenti digitali la scelta della tipologia determina la posizione nel filesystem [1].

Questo, peraltro, non è di alcun interesse per l’utente finale che può tranquillamente ignorare il problema del posizionamento del file e concentrarsi sulla classificazione del contenuto (tipologia) e l’eventuale associazione del documento ad un fascicolo.

La persistenza dei contenuti dei documenti digitali viene garantita dal sistema: i file vengono conservati in un filesystem protetto con gli opportuni accorgimenti di sicurezza (ridondanza, backup).

Anche la disponibilità dei contenuti è gestita dal sistema che consente l’accesso in base ai permessi dell’utente.

[1]	oltre ad alcune altre condizioni. Vedi Tipologie e posizione dei documenti.

Ricerca

La ricerca può essere effettuata sui metadati del documento [2].

Il modulo documenti mostra nella grid del pannello di destra i documenti con una gerarchia uguale o figlia di quella selezionata nell’albero del pannello a sinistra.

Conoscendo la tipologia è quindi possibile restringere opportunamente la visualizzazione dei documenti.

Con il campo di ricerca della barra di navigazione della grid è possibile filtrare ulteriormente i dati.

[2]	La ricerca nei contenuti è in fase di sviluppo

Associazione del documento ad un fascicolo

Un documento è una entità autonoma che può essere gestita indipendentemente dai fascicoli PylGam.

I metadati di classificazione, in particolare la tipologiadocumento, sono riferiti al contenuto del documento che viene classificato p.es. come Verbale, Lettera di assunzione, Disegno tecnico, Comunicazione di inizio lavori, Foto avanzamento lavoro, ecc..

Documenti con contenuto simile hanno la medesima classificazione e possono essere consultati secondo questo raggruppamento [3].

Questa modalità di consultazione è adatta ad un archivio semplice e a tipologie documento che non necessitano di essere ulteriormente contestualizzate.

Un risultato decisamente diverso lo si ottiene associando il documento ad un fascicolo.

Ci interessano infatti i disegni di una certa cosa piuttosto che i disegni in generale. O il verbale di una certa riunione piuttosto che cercare tra i titoli di tutti documenti classificati come verbale il titolo “Riunione di condominio. Verbale del GG/MM/AA”.

Ed è quello che si fa nella tradizionale gestione documentale dove si inserivano/scono singole copie delle stampe dei contenuti in fascicoli polverosi contenenti documenti di diversa natura/classificazione ma riferibili al medesimo contesto.

Analogamente nel PylGam, nel fascicolo di una commessa ci si aspetta di trovare la documentazione di tutta la storia della commessa, dalla richiesta iniziale di offerta alla programmazione dell’ultima settimana. Nel fascicolo centro di costo “Settore ABC” vogliamo trovare la descrizione delle responsabilità e delle risorse oltre che il report rimanenze di settore del periodo. Nel fascicolo ‘Normative sicurezza` tutti i documenti utili o necessari alla gestione della sicurezza degli ambienti di lavoro, ecc..

Specifico della gestione documentale vi è poi il ref:fascicolo protocollo <fascicolo_protocollo> che ha alcune singolarità.

Detto che per associare un documento ad un fascicolo basta creare una scheda documento in un rapportino ci soffermiamo ora su come scegliere il fascicolo.

Un documento interno che non deve essere spedito (non deve essere protocollato) viene (generalmente) inserito in un rdg del fascicolo che riceve anche le ore lavorate del collaboratore che genera il documento stesso.

Una scheda documento (un documento ..) è visibile nel fascicolo di inserimento ed eventualmente in un altro fascicolo collegato. Il campo fascicolo collegato consente per esempio di creare/avere il documento “Richiesta autorizzazione per XXX” nel fascicolo della commessa “Progetto XXX” e di collegarlo, quando viene spedito, e quindi vederlo associato anche al Fascicolo protocollo.

I documenti ricevuti vengono inseriti nel Fascicolo protocollo ed eventualmente collegati ad un altro fascicolo.

L’amministrativo che scrive una lettera può inserire la scheda documento al medesimo rapportino in cui inserisce le ore del giorno ed associarla con il campo fascicolo collegato al contesto più appropriato.

Così, il documento ‘Fattura emessa’, che viene creato automaticamente ed inserito nel fascicolo di pertinenza potrebbe essere collegato ad un fascicolo “Fatture emesse” che in tal modo mostrerebbe tutti i documenti fattura emessa.

Riepilogando, per scegliere il fascicolo dove inserire la scheda di un documento si adottano solitamente i criteri della successiva tabella.

stato del documento	fascicolo del rapportino	fascicolo collegato
in ingresso	fascicolo “Protocollo”	fascicolo di pertinenza
in uscita	fascicolo di pertinenza	fascicolo “Protocollo” [4]
interno	fascicolo di lavoro	fascicolo di pertinenza

In tal modo il documento sarà visibile: sempre nel fascicolo di pertinenza, altrove quando necessario.

[3]	Vedi gerarchiadocumento.

[4]	Vedi procedura di protocollazione